Aside

Getting things done: drie tips voor controle over de informatiestroom



Getting Things Done
en ik hebben een haat-liefde verhouding in de zin dat ik nu al 4 jaar lang af en aan het systeem  toepas.

Wanneer het dan weer tijd wordt om in vorm te raken, kan het irritant zijn wanneer je +5.000 ongecategoriseerde emails hebt en +1.000 ongelezen RSS artikels.

Deze week heb ik dan ook drie simpele maar drastische maatregelen genomen om hier komaf mee te maken.

1. Nieuwsbrieven uitschrijven

Nieuwsbrieven zoals Booking.com, LastMinute.be en Creative Cow zijn geen spam, maar ik moest eerlijk zijn met mijzelf: ik doe er niets mee. Als ik op vakantie ga, dan is dat nooit impulsief genoeg voor op die aanbiedingen in te gaan en die andere nieuwsbrieven zijn zo specifiek dat het onderwerp in kwestie mij niet op elk moment kan interesseren. Eruit!

Resultaat: Uren dat ik geen emails meer krijg, dus ook meteen minder de neiging nog eens naar mijn inbox te gaan en meer de neiging automatische notificaties aan te zetten.

2. De illustere ‘Alles markeren als gelezen’ knop in Google Reader

Ik gebruik Google Reader voor meer dan honderd websites te volgen, waaronder collectieven zoals Lifehacker die elke dag meer dan 30 nieuwe artikels hebben. Maar na twee maanden achterstand is het onzinnig ze allemaal door te nemen, mocht ik ooit iets moeten weten, kan ik altijd Google als mijn tweede brein gebruiken. Met dank aan Kees Romkes voor de aanzet. Eruit!

Resultaat: Sindsdien is mijn Reader volledig leeg en heb ik zelfs 20 nieuwe feeds toegevoegd.

(Extra tip: deel je feeds op in een folder PC en een folder mobiel, als je ze wel eens onderweg leest. Veel sites geven je enkel een intro in de feed, dus daar heb je niets aan zonder internet.)

3. Mijn Gmail legen

Dit was ietsje lastiger, daar ik soms wel eens terug zoek naar oeroude emails. Maar als je een ‘mind like water’ wil, heb je nood aan een lege inbox, dus alles moest weg! Er bestaan nu wel veel backup methodes, maar daarmee kan je niet in je archieven zoeken, dus moest het anders kunnen.

Gelukkig is er hier iets voor wat meteen terug nut aan hotmail geeft. Trueswitch laat je de hele boel verhuizen van gmail naar een hotmail adres. Normaal kost dit geld, behalve voor hotmail. Daar Microsoft waarschijnlijk hoopt dat je ooit gek genoeg zou zijn Gmail te laten vallen, is deze dienst gratis. Binnen de 24 uur (voor mij duurde het 10 uur) heb je alles omgezet en kan hotmail dienst doen als online archief.

Vervolgens in Gmail op het pijltje naast het ‘vinkje vakje’ vanboven klikken, ‘Alles selecteren’ en dan op de notificatie klikken om werkelijk alles te selecteren. Verplaats naar een nieuw label en herhaal dat ‘Alles selecteren’ in dat nieuwe label. Klik bij ‘Meer’ op ‘Archiveren’ en klaar.

(Extra tip: Je kan zelfs een forward van gmail naar hotmail instellen, dan functioneert dat adres als een mirror.)

Resultaat: Lege inbox en ik gebruik mijn actiemappen weer! Yeah!

Nog iemand tips voor me? Ik hoor ze graag!

No comments yet.

Leave a Reply